Elke overheid in Vlaanderen, dus ook elk lokaal bestuur, is verplicht haar burgers zélf zo goed mogelijk te informeren. Anderzijds heeft ook elke burger het recht om bestuursdocumenten of bepaalde specifieke dossiers in te kijken (inzagerecht), er een kopie van te ontvangen en uitleg te krijgen. Dit alles wordt ‘openbaarheid van bestuur’ genoemd.
Wat is een bestuursdocument?
Alle informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van het lokaal bestuur Maldegem (informatie op papier, digitale informatie of audiovisuele informatie). Voorbeelden zijn:
schriftelijke documenten zoals beleidsnota’s, notulen van vergaderingen, omzendbrieven, contracten, vergunningen, e-mails…
statistieken en databestanden
foto’s, beeldopnamen en audiobestanden.
Procedure
Je kan je aanvraag online doen via het loket.
Je kan je aanvraag ook schriftelijk indienen bij de gemeente, per brief, per e-mail of persoonlijk.
Jouw aanvraag bevat:
jouw naam en adresgegevens
de aangelegenheid waarover het gaat en, indien mogelijk, de specifieke bestuursdocumenten waarover de aanvraag gaat
welke vorm van openbaarheid je wenst (inzage, uitleg, afschrift)
de reden van jouw aanvraag
indien het om gevoelige informatie gaat, zoals privégegevens en commerciële of industriële informatie, voeg je het bewijs toe dat de persoon van wie de informatie afkomstig is, heeft ingestemd met de openbaarmaking ervan
De aanvraag wordt beantwoord in een termijn van 20 kalenderdagen na de registratie. Deze termijn kan in bepaalde gevallen worden verlengd tot maximum 40 kalenderdagen. In dat geval word je hiervan schriftelijk op de hoogte gebracht.
Wat als ik niet akkoord ben met de beslissing?
Als je het niet eens bent met de beslissing van het lokaal bestuur, kan je binnen de 30 dagen na ontvangst van de beslissing beroep aantekenen bij de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie, Afdeling openbaarheid van bestuur (openbaarheid@vlaanderen.be)
Kosten
Voor een kopie op papier wordt een kleine vergoeding aangerekend.
Uitzonderingen
In principe zijn alle dossiers en gegevens openbaar, er zijn enkele uitzonderingen:
registers en akten van de Burgerlijke Stand, bevolkingsregisters, strafregister
dossiers over personen en personeel
kopie van een bouwplan (indien je eigenaar bent, voeg je bij de aanvraag een schriftelijk bewijs van eigendom toe (eigendomsakte, kadastrale legger, ....). Indien je geen eigenaar bent, heb je toestemming nodig van de eigenaar en de architect.
een aanvraag voor een stedenbouwkundige vergunning kan enkel worden ingekeken nadat de vergunning verleend is, tenzij er een openbaar onderzoek is
opvragen van contactgegevens van de eigenaar van een perceel: het lokaal bestuur mag zonder toestemming van de betrokkene geen contactgegevens delen. Je kan deze gegevens bekomen door een kadastraal uittreksel aan te vragen bij de federale overheidsdienst financiën: Kadastrale gegevens raadplegen | FOD Financiën
een onvolledig, onafgewerkt of toekomstig document
een document dat fysiek vernietigd is
als de vraag vereist dat het bestuur informatie verzamelt uit dossiers, verwerkt of analyseert of bijkomende uitleg toevoegt aan een document
als de openbaarmaking de vertrouwelijkheid of persoonlijke levenssfeer (privacy) schendt
als het om interne communicatie gaat waarbij het belang van de overheid om zijn interne communicatie af te schermen, zwaarder doorweegt dan het algemene belang dat gediend is met openbaarmaking
Deze opsomming is niet limitatief. Er gelden afzonderlijke regels voor milieu-informatie.
Regelgeving
Meer info
Er wordt een onderscheid gemaakt tussen actieve en passieve openbaarheid van bestuur:
- Actieve openbaarheid is de verzamelnaam voor de maatregelen die door het bestuur op eigen initiatief (zonder dat ernaar gevraagd wordt) worden genomen om op die manier het grote publiek te bereiken. Voorbeelden hiervan zijn gemeentelijke brieven, informatievergaderingen, …
- Passieve openbaarheid komt erop neer dat het bestuur informatie verstrekt op verzoek van de burger. Iedere burger heeft immers het recht bestuursdocumenten die uitgaan van de gemeente te raadplegen volgens de voorwaarden die in de wet zijn opgenomen. Dit houdt in dat je ter plaatse documenten kan inkijken, er uitleg over kunt krijgen en er een fotokopie van kunt ontvangen.