Het verenigingsloket is het centrale digitale platform van de Vlaamse overheid voor verenigingen. Op het platform vind je informatie en dienstverlening van verschillende overheden over en voor verenigingen. Zo krijg je op één plek een totaaloverzicht en kunnen dienstverleners makkelijker inspelen op jouw behoeften als vereniging.
Neem een kijkje op het Verenigingsloket via www.verenigingsloket.be
Je vereniging registreren
1. Surf naar www.verenigingsloket.be
Ga naar www.verenigingsloket.be.
Check eerst of je vereniging al geregistreerd is door op 'ontdek alle verenigingen' te klikken. In het zoekveld kan je de naam van je vereniging invullen. Als je vereniging nog niet geregistreerd is, krijg je een 'Oepsie-boodschap'
1. Maak een keuze tussen een feitelijke vereniging of een vzw
Klik op de knop 'registreer'. Daar heb je de keuze tussen 'Feitelijke vereniging' of 'Vzw, ivzw of stichting'. Hou er rekening mee dat de basisinformatie van vzw’s al in het verenigingsloket zit door een koppeling met de Kruispuntbank van Ondernemingen. In het Verenigingsloket kunnen wettelijke vertegenwoordigers de informatie aanvullen of aanpassen.
Klik op de knop 'Start registratie' om te starten.
A. Een feitelijke vereniging registreren
Hou er rekening mee dat je het rijksregisternummer van minimaal 2 vertegenwoordigers nodig hebt.
Naam van de vereniging
- Gebruik geen drukletters, tenzij het zo voorkomt.
- Schrijf je vereniging voluit.
- Noteer ook de korte naam/roepnaam (met afkortingen).
- Noteer eerst de koepel, dan de naam van de afdeling (vb. Chiro Mariakerke en niet Mariakerke Chiro).
Omschrijving
- Schrijf een promotekstje over jouw vereniging in maximum 10 lijnen.
- Zorg dat de sleutelvragen: wie, wat, waar, wanneer beantwoord worden.
- Noteer ook hier de naam van je vereniging voluit en afgekort.
- Neem hier ook het werkingsadres in op.
Vertegenwoordigers
- Kies 2 vertegenwoordigers (jezelf en iemand anders) om in te vullen bij de registratie.
- Breng de andere persoon ook op de hoogte. Je ontvangt nl. een uitnodigingsmail in je mailbox ter bevestiging van je registratie (controleer ook je SPAM).
Contactgegevens
- Via deze weg kunnen (toekomstige) leden jullie en jullie vereniging contacteren.
- Wees zo volledig mogelijk (e-mail, telefoon, social media, website).
Locatie
- Je kunt één locatie instellen als favoriet. Deze krijgt een gele ster. Zorg dat dit de werkingslocatie is.
- Je kunt je persoonlijke adres (bij feitelijke verenigingen) achteraf ook verwijderen in het Verenigingsloket.
B. Een vzw, ivzw of stichting registreren
Naam van de vereniging
- Als vzw kan je enkel je naam laten aanpassen via KBO (Kruispuntbank voor Ondernemingen).
Omschrijving:
- Schrijf een promotekstje over jouw vereniging in maximum 10 lijnen.
- Zorg dat de sleutelvragen: wie, wat, waar, wanneer beantwoord worden.
- Noteer ook hier de naam van je vereniging voluit en afgekort.
- Neem hier ook het werkingsadres in op.
Vertegenwoordigers:
- Kies 2 vertegenwoordigers (jezelf en iemand anders) om in te vullen bij de registratie.
- Breng de andere persoon ook op de hoogte. Je ontvangt nl. een uitnodigingsmail in je mailbox ter bevestiging van je registratie (controleer ook je SPAM).
Contactgegevens:
- Via deze weg kunnen (toekomstige) leden jullie en jullie vereniging contacteren.
- Wees zo volledig mogelijk (e-mail, telefoon, social media, website).
Locatie:
- Je kunt één locatie instellen als favoriet. Deze krijgt een gele ster. Zorg dat dit de werkingslocatie is.
- De Maatschappelijke zetel (bij vzw’s, e.d.) kan je niet aanpassen, tenzij bij het KBO (Kruispuntbank voor Ondernemingen).
Vertegenwoordigers in het Verenigingsloket
Wat is een vertegenwoordiger van een vereniging?
Een vertegenwoordiger van een vereniging is iemand die namens de vereniging contact heeft met dienstverlenende instanties, zoals gemeenten of departementen van de Vlaamse overheid, die diensten en ondersteuning bieden. Deze persoon kan een officiële rol hebben binnen de vereniging, zoals een bestuurslid van een vzw, of een informele rol, zoals helpen bij de organisatie van buurtactiviteiten. Een vereniging kan meerdere vertegenwoordigers hebben.
Je kan in een centrale databank registreren wie je vereniging mag vertegenwoordigen:
- vertegenwoordigers van feitelijke verenigingen via het Verenigingsloket in het Verenigingsregister
- vertegenwoordigers van verenigingen met rechtspersoon (vzw, internationale vzw, stichting) in de Kruispuntbank van ondernemingen (KBO)
Hoe word je vertegenwoordiger van een feitelijke vereniging?
Stap 1: registreer eerst je feitelijke vereniging
- Bestaat je feitelijke vereniging al in het Verenigingsloket, ga dan door naar stap 2 en 3.
- Is je feitelijke vereniging nog niet bekend op het Verenigingsloket, dan kan je ze eenvoudig zelf registreren. Door dit te doen, word jij automatisch de eerste vertegenwoordiger van deze vereniging.
- Zorg dat je de naam, mailadres en rijksregisternummer van minstens één andere vertegenwoordiger van je vereniging bij de hand hebt tijdens de registratie, want elke vereniging moet uit minstens twee personen bestaan.
Stap 2: Nodig iemand uit
In de rubriek ‘Mijn vereniging’ kan een vertegenwoordiger anderen uitnodigen om mede-vertegenwoordiger te worden:
- gebruik hiervoor de knop ‘vertegenwoordiger uitnodigen’;
- vul de gegevens van de persoon in, waaronder diens rijksregisternummer;
- de uitgenodigde ontvangt een e-mail met een link voor aanmelding op het Verenigingsloket met Itsme, eID of een andere methode en de mogelijkheid om al dan niet de uitnodiging te accepteren of weigeren;
- de vereniging een melding.
Stap 3: Vraag zelf aan om vertegenwoordiger te worden
Via het Verenigingsloket kan iedereen vragen om vertegenwoordiger te worden van een feitelijke vereniging waar hij of zij al actief is:
- zoek de vereniging op en klik onderaan de pagina op de link 'vertegenwoordiger worden';
- vul het aanvraagformulier in;
- je krijgt een e-mail zodra een verenigingsvertegenwoordiger je aanvraag goed- of afkeurt.
Bij een goedkeuring kan je vanaf dan aanmelden als vertegenwoordiger en namens de vereniging diensten aanvragen, gegevens updaten, ...
Hoe word je vertegenwoordiger van een VZW?
Stap 1: Richt je vereniging op via de KBO
- De registratie van verenigingen met rechtspersoonlijkheid (vzw, internationale vzw, stichting) is niet mogelijk via het Verenigingsloket. Hiervoor dient een formele procedure gevolgd te worden via de Kruispuntbank voor Ondernemingen (KBO).
Stap 2: Registreer wettelijke vertegenwoordiger via de KBO
- Als wettelijke vertegenwoordiger bekend bij de KBO, kan je namens je vereniging aanmelden op het Verenigingsloket en vervolgens ook diensten aanvragen, gegevens toevoegen e.d. Officiële wijzigingen in adres, naam, en vertegenwoordigers moeten echter via de KBO worden doorgevoerd. Het is dus niet mogelijk om een vertegenwoordiger van een vzw uit te nodigen via het Verenigingsloket. Dit moet via een publicatie in het staatsblad gebeuren.
Stap 3: Beheer rechten van vertegenwoordiger via Gebruikersbeheer
- Een vertegenwoordiger kan ook specifieke rechten hebben die worden beheerd via de tool 'Gebruikersbeheer' van de Vlaamse overheid. Hierdoor kan je als vereniging bepalen wie welke toegang krijgt tot welke toepassingen. Je vindt hierover meer info op Gebruikers en rechten tot je digitale toepassingen beheren | Vlaanderen.be.
Hoe kan een vertegenwoordiger worden verwijderd?
Vertegenwoordigers die willen stoppen bij hun feitelijke vereniging kunnen een opvolger uitnodigen via ‘extra vertegenwoordiger toevoegen’. Er moeten immers altijd minimum twee vertegenwoordigers zijn om over een ‘vereniging’ te kunnen spreken. Daarna kan hij/zij zichzelf verwijderen via het Verenigingsloket. Hiervoor:
- meld je aan als vertegenwoordiger van je vereniging via Itsme, eID, ...;
- ga naar de rubriek ‘Mijn vereniging’;
- kies in het navigatieveld links ‘Vertegenwoordigers’;
- verwijder jezelf door op het vuilbakje te klikken.
Vertegenwoordigers van een vereniging met rechtspersoon moeten zich via de KBO laten schrappen als bestuurder, vaste vertegenwoordiger, gedelegeerd bestuurder of persoon belast met dagelijks bestuur.